113.3 Gestion des autorités [//]

Tout comme la création de notices bibliographiques, V-smart permet la saisie contrôlée de notices autorité par création directe. Ces contrôles sont paramétrables et définis dans le dictionnaire de données (AFO 152 – Format). Ils ne s'effectuent que lors de l'enregistrement des notices. V-smart vous indiquera alors les incohérences détectées sous forme de message d'erreur, laissant l'utilisateur libre de les modifier ou non.

113.3.1 L'éditeur de notice[//]

L'éditeur de notice des autorités présente les mêmes caractéristiques que l'éditeur de notice des notices bibliographiques :

·         les barres d'outils, de menus et de titres,

·         l'ajout de zones et de sous-zones,

·         l'insertion des caractères spéciaux

·         la sauvegarde

·         l'enregistrement comme grille de saisie

Description de l'éditeur de notices

·                Barre de titre : elle affiche le type de notice (document ou autorité), le n° de la base de données utilisée, le n° de la notice bibliographique et la grille de saisie sélectionnée.

·                Barre de menus : La barre de menus est constituée de trois menus. 

-          Le menu « Notice »

-          Le menu « Editer »

·                Barre d'outils : raccourcis de certaines options précitées

·                Barre d'état

Le système affiche le libellé de la zone, de l'indicateur ou de la sous-zone en fonction du positionnement du curseur. Ces données proviennent de l'étiquette définie pour chaque élément dans le dictionnaire de données.

·                Zone de données

Elle comprend les zones, indicateurs, sous-zones et données fixes et variables qui composent les notices bibliographiques. Les zones sont toujours positionnées à l'extrême gauche de l'écran, viennent ensuite les indicateurs et sous-zones. Les styles (police, couleurs et casse) et  l'affichage de ces données sont définis dans l'AFO 154 (cf. chapitre sur les grilles de saisie). L'éditeur de notice propose l'affichage des zones et sous-zones sous forme de libellé ou sous forme de code.

113.3.2 Sommaire de la notice autorité [//]

Cette partie comprend les informations concernant la notice d'autorité.

Zones sur l'écran

Description: Cette partie liste les zones d'affichage de la notice abrégée (les zones et sous-zones sélectionnées sont pré-paramétrées).

Relation (s): Informations concernant les liens entre cette notice et d'autres notices (renvois de type « voir » et « voir aussi »).

Attribué à : Liste de toutes les notices bibliographiques qui contiennent cette autorité. Cliquer cette ligne pour visualiser l'ensemble des titres abrégés.

Versions précédentes: Le système cumule toutes les diverses modifications qu'a connu la notice d'autorité. Vous pouvez ainsi restaurer une version antérieure d'une notice.

Information technique

·         Identification de la notice: N° d'enregistrement de la notice attribué par le système et nom de la base de données où se trouve cette notice.

·         Statut notice: Une notice peut avoir l'un des statuts suivants:

-          aucun statut spécial (la notice correspond au statut « correct »)

-          notice incomplète (le catalogueur signale lui-même les éventuelles modifications)

-          notice complète

-          notice provisoire (attribué automatiquement par le système)

-          notice approuvée (après validation par un catalogueur)

Par défaut, toute nouvelle notice possède le statut « provisoire » dans l'attente d'un statut définitif ou « approuvé ».

·         Contrôle statut: Lors de l'enregistrement d'une notice, le système effectue des contrôles en fonction de la définition du dictionnaire de données (zones obligatoires, répétables). La notice sera « correcte » si et seulement si elle est en conformité avec le dictionnaire de donnée. Elle sera « incorrecte » si l'une des règles du dictionnaire de données n'est pas respectée.

·         Format et grille de saisie: Nom du format autorité et du masque de saisie pour la création, la modification ou la visualisation de la notice.

·         Créée le: Date et heure de création de la notice, nom du catalogueur et localisation de création de la notice.

·         Dernière modification le: Date et heure de dernière modification de la notice, nom du catalogueur et localisation de modification de la notice.

Options sur l'écran

Sélectionnez zone Description pour visualisation et modification de la notice autorité. Consulter la section 113.3.3.1. Ou sélectionnez la zone Attribué à pour visualiser l'ensemble des notices bibliographiques liées à cette autorité. Consulter la section 113.3.3.2.

Supprimer autorité: sélectionnez cette option pour supprimer la notice. Le système vous demandera une confirmation avant que la notice ne soit véritablement éliminée.

Retour à l'écran de recherche: revenir pour effectuer une nouvelle recherche.

Copier autorité: Il peut arriver que plusieurs notices ne diffèrent que par quelques informations, la plupart des contenus des zones étant identiques. On peut alors utiliser la fonction de duplication de notices. Cliquer cette icône pour copier la notice d'autorité dans une ou plusieurs base(s) de données. Pour modifier votre notice, ouvrir l'éditeur de notice et la sauvegarder comme indiqué ci-dessus.

Afficher erreurs dans la notice: Si vous enregistrez la notice malgré les erreurs relevées dans l'éditeur de texte, il vous est possible de les consultez en cliquant cet icône. Cette option n'est active que s'il existe des erreurs dans la notice.

Modifier information technique: cf. paragraphe précédent concernant les informations techniques de la notice et pour visualiser la grille de saisie autre que celle d'origine (passer d'un affichage « libellé » à un affichage « code »).

Copier les bib. dans un panier: les notices seront stockées dans un panier disponible dans l'AFO 141. Consulter la section 113.3.4.

Attribuer à toutes les bib. du panier: Consulter la section 113.3.4.

Consulter les documents du panier: Consulter la section 113.3.4.

Enlever les bib. attribuées: Consulter la section 113.3.4.

Fusionner autorité: Sélectionner cette option pour fusionner l'autorité sélectionnée avec une autre notice d'autorité. Voir l'aide de l'AFO 115 (Fusion de notice) pour plus d'informations.

133.3.3 Consulter/modifier zone[//]

133.3.3.1 Modifier notice

Sélectionnez la zone Description pour visualiser et modifier la notice autorité. L'écran Editeur de notice s'affichera :

Consulter la section 113.3.1 pour plus de détails.

133.3.3.2 Attribué à

Sélectionnez la zone Attribué à pour visualiser l'ensemble des titres abrégés. Après la sélection de cette option, un écran sommaire s'affichera:

Liste de toutes les notices bibliographiques qui contiennent cette autorité. Depuis cet écran on peut ajouter une, quelques ou toutes les notices dans un panier. On peut aussi voir la notice bibliographique dans l'éditeur (en lecture seule).

133.3.4 Les paniers[//]

La gestion des autorités offre la possibilité de déplacer les notices bibliographiques d'une autorité vers une autre grâce à des paniers qui contiennent des données temporaires. Les notices bibliographiques d'une notice A sont copiées dans un panier qui peut être utilisé pour les rattacher à l'autorité B, etc.

Copier les bib. dans un panier: les notices seront stockées dans un panier disponible dans l'AFO 141.

Attribuer à toutes les bib. du panier: Utiliser cette option pour assigner l'autorité en cours à toutes les notices bibliographiques qui se trouvent dans le panier en cours.

Consulter les documents du panier Utiliser cette option pour visualiser toutes les notices bibliographiques du panier en cours.

Enlever les bib. attribuées: Utiliser cette option pour rompre le lien entre l'autorité en cours et toutes les notices bibliographiques qui se trouvent dans le panier.

Ajouter document(s) au panier : Sélectionner une des notices bibliographiques et utiliser cette option pour la copier dans un panier.

Ajouter tous les documents au panier: Utiliser cette option pour ajouter toutes les notices bibliographiques liées à l'autorité dans un panier.

Noter cependant que cette possibilité présente des limites. Vous devez être conscient que cette option ne fonctionne que dans la gestion des autorités. En d'autres termes : le panier ne contient des données temporaires que si vous êtes dans la gestion des autorités. Une fois que vous quittez l'AFO 113, les informations liées à la session sont perdues et vous ne pouvez plus réutiliser les paniers créés. Les résultats risquent d'être incorrects.

Note

Comme décrit dans ce paragraphe, vous ne devez jamais quittez la gestion des autorités (AFO 113) pendant le transfert des notices bibliographiques d'une autorité vers une autre en utilisant les paniers. Dans ce cas, le transfert ne s'effectuera pas correctement.